Stempel für den Wareneingang
Zwischen Anlieferung und Buchung liegt ein kurzer Moment, in dem viel schiefgehen kann. Wurde die Palette am Dienstag oder Mittwoch angenommen? Hat jemand die Stückzahl gezählt? War die Umverpackung beschädigt? Der Wareneingangsstempel hält diese Angaben genau dann fest, wenn sie noch bekannt sind – auf dem Lieferschein, im Beisein des Fahrers.
Welche Felder sich bewährt haben
Das Grundgerüst besteht fast immer aus dem Eingangsdatum und einem Handzeichen. Darüber hinaus sind verbreitet: Felder für Stückzahl oder Kollianzahl, ein Vermerk zum Zustand der Ware, Kennzeichnungen wie „Menge geprüft“ und „sachlich richtig“, ein Feld für die Bestellnummer sowie Ankreuzfelder für „vollständig“ und „Teillieferung“. Ergänzend nutzen viele Betriebe eine Zeile für die Lagerposition, damit die Einlagerung direkt zugeordnet ist. Streichen Sie im Entwurf konsequent alles, was in der Praxis nie ausgefüllt wird – jedes Feld kostet Höhe, die den übrigen fehlt.
Format und Schreibraum
Der Stempel wird ausgefüllt, nicht nur gelesen. Für jedes handschriftlich zu beschriftende Feld sollten drei bis vier Millimeter Zeilenhöhe zur Verfügung stehen. Ein schlankes Schema mit Datum, Handzeichen und zwei Prüffeldern funktioniert in 58 × 22 mm. Sobald Bestellnummer, Kollianzahl und mehrere Vermerke dazukommen, sind 68 × 47 mm die vernünftige Größe, bei umfangreichen Rastern 106 × 55 mm. Feldbezeichnungen dürfen klein gesetzt sein, sollten aber 7 Punkt nicht unterschreiten, Trennlinien mindestens 0,5 mm stark sein.
Datum ohne Verwechslungsgefahr
Ein integriertes Datumsband spart den zweiten Stempel und verhindert Zahlendreher. Zwölf Jahrgänge sind auf den Bändern der Normalfall, und der Monat steht standardmäßig als Buchstabenkürzel – im Wareneingang ein praktischer Vorteil, weil Lieferscheine oft an internationale Lieferanten zurückgehen und eine rein numerische Datumsangabe dort anders gelesen wird.
Auf Papier oder auf den Karton
Auf Lieferscheinen aus normalem Papier arbeitet jede Bürofarbe. Wird direkt auf Wellpappe oder Folie gestempelt, brauchen Sie einen weicheren Gummi und eine Farbe, die auf diesen Oberflächen trocknet – meist ein Holzstempel mit separatem Kissen. Auf rauer Kartonage sollte das Motiv bewusst kräftig gehalten werden; feine Raster gehen dort verloren.
Mehrere Stempel statt einem
In vielen Lagern hat sich bewährt, den Eingangsstempel mit Raster von kleinen Textstempeln zu trennen: ein Stempel für den regulären Eingang, dazu Einzelstempel für „Sperrlager“, „Reklamation“ oder „Retoure“, farblich unterschieden. Das geht schneller als ein überladenes Raster mit vielen Ankreuzfeldern und bleibt im Stapel besser erkennbar. Für den Alltag im Lager sind robuste Gehäuse mit großem Kissen sinnvoller als kleine Taschenmodelle.